|
Komunikacja wieloznaczna jest ważnym narzędziem marketingu politycznego.Jednak to, co w jednej sferze życia naszego publicznego jest akceptowalne, w innej okazuje się być fatalnym nawykiem, niedbalstwem lub zwykłym – za to często brzemiennym w skutki - brakiem umiejętności.W zarządzaniu nie możemy sobie pozwolić na komfort bycia niejednoznacznym. W zarządzaniu brak precyzji po prostu kosztuje. Czy polscy menedżerowie potrafią się komunikować? Na pewno potrafią mówić. Jednak czy mówienie jest synonimem efektywnej komunikacji? I czy każde mówienie jest jednakowo wartościowe z punktu widzenia zarządzania zespołem i takiego na przykład delegowania zadań?Często na prowadzonych szkoleniach menedżerowie mówią: „Ale przecież ja wyraźnie powiedziałem swojemu podwładnemu jak to ma być zrobione! Mało tego: dwa razy mu powtórzyłem!!! A on znów zrobił po swojemu”.Jak się okazuje: powiedzieć nie wystarczy.Na szkoleniu często zadajemy uczestnikom pytanie: kto nadaje znaczenie komunikatowi: nadawca czy odbiorca?Właściwa odpowiedź brzmi: ODBIORCA.Osoby, które mają co do tego wątpliwości niech wezmą teraz kartkę papieru i… narysują psa. (Często robię takie abstrakcyjne ćwiczenie jako wstęp do komunikacji. J )Pewnego razu na szkoleniu również poprosiłam jego uczestników: „Narysujcie psa”. Czy wypowiedziane przeze mnie polecenia było skomplikowane? A może jakoś pokrętnie sformułowane? Niewyraźnie wypowiadałam słowa? Nie.A jednak pan Józek (ze szkolenia) narysował jamnika, pani Kasia owczarka niemieckiego, a pan Artur kudłate „niewiadomoco”. Czyli: każdy co innego.A Ty co narysowałeś drogi Czytelniku? I dlaczego właśnie tak?Prawdopodobnie właśnie dlatego, że każdy słuchający/czytający (czyli ODBIORCA komunikatu) sam nadał znaczenie komunikatowi PIES.Pan Józek narysował jamnika bo w dzieciństwie miał takiego swojego ulubionego. Pan Artur bo zawsze w szkole tak rysował psa. A pani Kasia, bo uważa, że prawdziwy pies, to jest taki jak był w „Czterech pancernych”.A ja?Ja miałam na myśli labradora. Czy w tej sytuacji powinnam się obrazić, że rysunki uczestników mojego szkolenia oraz Twoje, Drogi Czytelniku, są inne niż ten, który chciałam, abyście wszyscy narysowali? Myśleć: „rany, co za ludzie, psa nie potrafią narysować”? Złościć i złorzeczyć? Nie . Powinnam wyciągnąć wnioski i sformułować komunikat:
a. Bardziej precyzyjnie
b. Być może w bardziej zrozumiałym dla uczestników języku (pies jest tu przykładem nieszczególnie skomplikowanym, ale gdyby np. przyszło rysować takie sklątki tylno wybuchowe, albo nawet rzeczonego psa ale w „żabiej perspektywie”, mogłoby być już gorzej)
c. Zadbać o dwustronność komunikacji – czyli upewnić się jak się zostało zrozumianym, zadać pytania itp.
Co ma pies do realnego życia i pracy menedżera? Ano jak się okazuje bardzo wiele.Przykład: mamy restaurację z miejscami w budynku i z ogródkiem na tarasie. Jest menedżer i nowy pracownik. Menedżer mówi do nowego pracownika: „Malwina, ogarnij taras”. Malwina zawahała się chwilę, po czym wzięła mopa i… poszła zmywać taras. Menedżer widząc to mówi do swojego zastępcy : ”No nie mogę, kogo mi tu ci z HRu przysyłają! Patrz, co ona robi: zmywa podłogę. A przecież wyraźnie powiedziałem jej, żeby poszła na taras, przyjęła dodatkowe zamówienia od klientów no i ewentualnie zebrała puste naczynia!”.Czy Malwina naprawdę była tak niekompetentna jak mówił o niej przełożony?Malwina prawdopodobnie w dotychczasowym swoim życiu na hasło: „ogarnij” zabierała się za zmywanie lub sprzątanie. Zrobiła zatem to, co zrozumiała za stosowne. I nadała znaczenie komunikatowi: „ogarnij”. Oczywiście mogła zapytać: „Co masz dokładnie na myśli mówiąc ogarnij?”. Nie zrobiła tego. Nie zmienia to jednak faktu, że winę za nieporozumienie komunikacyjne ponosi nadawca, czyli w tym wypadku i menedżer. Dlaczego? Dlatego, że to nadawca ZAWSZE jest odpowiedzialny za komunikat i to on, pragnąc być zrozumianym, ma OBOWIĄZEK podjąć wszelkie działania, aby tak było.Nie ma co się zatem obrażać na pracowników i dąsać, albo podawać w wątpliwość ich poziom IQ. Pierwsza powinna być refleksja: czy na pewno wyraziłem się jasno, skoro mój pracownik zrobił to, co zrobił?Zarządzanie ludźmi opiera się w głównej mierze na komunikacji. Wyznaczamy cele, delegujemy zadania, udzielamy informacji zwrotnych, motywujemy wykorzystując do tego narzędzia komunikacyjne.Precyzja języka jest szczególnie ważna, gdy mamy w swoim zespole nowego pracownika. Wróćmy do przykładu Malwiny. Gdyby Malwina nie była nowym pracownikiem i pracowała w restauracji już jakiś czas, być może wiedziałaby, co ma robić na hasło „ogarnij taras”. W każdej grupie zawodowej, czy zespole funkcjonuje wypracowany wspólnie kod językowy. Ale co ma zrobić pracownik, który jest nowy?Ktoś powie: przecież zawsze może zapytać. Oczywiście. Jednak nie wszyscy ludzie pytają – z różnych względów – i o tym również powinien pamiętać menedżer.Tak więc zasada nr 1 w komunikowaniu się w zarządzaniu brzmi MÓW JEZYKIEM PRECYZYJNYM I ZROZUMIAŁYM DLA TWOJEGO POWŁADNEGO.Pamiętaj też, że
Pomyślane nie znaczy powiedziane – nie zawsze wyrazimy wiernie słowami to, co myślimy
Powiedziane nie znaczy usłyszane – nie zawsze słuchający usłyszy wszystko, nie zawsze słucha uważnie
Usłyszane nie znaczy zrozumiane – słuchacz może to zinterpretować po swojemu
Zrozumiane nie znaczy wykonane – słuchacz wykona zadanie po swojemu albo… wcale
Aby delegować (komunikować) zadania skutecznie, warto też zadbać, aby pracownicy zrozumieli:
Dlaczego trzeba coś zrobić?
Jaki jest cel zadania?
Czego od nich oczekujesz?
W jakim terminie mają wykonać zadanie?
Jakie mają uprawnienia?
Na czym polegają problemy, z którymi muszą sobie poradzić?
Skąd bierze się potrzeba informowania o postępach w realizacji zadania (jeśli taka potrzeba jest)?
Jak chcesz nimi pokierować w procesie realizacji zadań?
Na jakie środki i pomoc mogą liczyć, aby wykonać zadanie?
Jaki ma być efekt końcowy, w jaki sposób zostanie zmierzony rezultat
Na początku tego artykułu pokusiłam się o stwierdzenie, że zarządzaniu brak precyzji po prostu kosztuje. Tak właśnie jest. Jeśli pracownik wskutek źle wydelegowanego przez menedżera zadania robi jedną czynność po kilka razy – to to kosztuje. I mam tu na myśli nie tylko pieniądze – bo np. Klient nie doczekał się na Malwinę, wyszedł restauracji, przez co firma nie zarobiła. Kosztem wieloznacznej, nieprecyzyjnej komunikacji w zarządzaniu jest też stracony czas Twój i Twojego zespołu, niepotrzebne emocje, a często demotywacja zespołu.Tak więc zanim następnym razem wybuchniesz: „Przecież ci to już mówiłem i to tyle razy!”, zastanów się nad jakością i precyzją wypowiadanych przez siebie słów. I jeszcze jedno – w domu, w związkach, w relacjach osobistych, w kontaktach z dziećmi – też to działa!!!źródło: Czy polscy menedżerowie potrafią się komunikować? Więcej (źródło):
|
;
Logowanie 
Top